ZUGFeRD erstellen aus deinem PDF

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebauten Daten. Du und dein Kunde seht eine normale Rechnung. Im PDF steckt zusätzlich eine XML-Datei, die die Buchhaltungssoftware automatisch liest. So passt ZUGFeRD für beide: für Menschen und für Software.

Technisch ist es ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Für Rechnungen an andere Firmen ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl, weil dein Kunde die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen kann. Behörden wollen in der Regel eine XRechnung.

Welches Profil brauchst du?

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, also Ausbaustufen. Für eine gültige E-Rechnung in Deutschland reichen MINIMUM und BASIC WL nicht, weil ihnen Pflichtangaben fehlen.

Gültig sind BASIC, EN 16931 (früher „Comfort“), EXTENDED und XRECHNUNG. Für die meisten Rechnungen ist EN 16931 die richtige Wahl.

Wichtig: Die Daten zählen, nicht das Bild

Bei ZUGFeRD ist die eingebettete XML-Datei die eigentliche Rechnung. Weichen PDF-Ansicht und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Pavi erzeugt Ansicht und Daten aus denselben Angaben, beide passen also immer zusammen.

So erstellst du ZUGFeRD mit Pavi

1. Hochladen. Zieh deine Rechnung als PDF, Word oder Excel in die Fläche unten.
2. Prüfen. Pavi liest alle Angaben aus und fragt in Klartext nach, was fehlt. Unten wählst du „ZUGFeRD“.
3. Fertig. Du bekommst ein ZUGFeRD-PDF, geprüft nach EN 16931. Herunterladen oder direkt per E-Mail senden.