E-Rechnungspflicht 2027: Was jetzt gilt
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen die ersten Unternehmen sie auch verschicken. Hier steht, was für dich gilt, ohne Paragrafen-Wirrwarr.
Stand: Oktober 2026
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem festen Datenformat, das Software automatisch lesen kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
Wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Seit 2025 gilt es rechtlich als „sonstige Rechnung“.
Die Fristen auf einen Blick
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen verschicken. |
| 01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen verschicken. |
Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papierrechnungen schreiben oder, wenn der Kunde zustimmt, ein PDF schicken. Lag dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 €, gilt das noch bis Ende 2027.
Wen betrifft das?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Vom Verschicken ausgenommen sind:
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise, also zum Beispiel Bahntickets
Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem. Das gilt für alle Unternehmen, auch für Kleinunternehmer.
Kleinunternehmer: Was für dich gilt
Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen verschicken, auch nicht ab 2028. Du darfst weiter Papierrechnungen schreiben oder, wenn dein Kunde einverstanden ist, PDFs schicken.
Empfangen musst du sie aber können. Schickt dir ein Lieferant eine XRechnung, brauchst du ein Werkzeug, das sie lesbar macht. Mit Pavi ist das kostenlos: So öffnest du eine XRechnung.
Welche Formate zählen?
Gültig sind Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das zwei:
- XRechnung: eine reine XML-Datei. Behörden verlangen sie meistens.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF, in dem die Daten als XML stecken. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
Mehr dazu: XRechnung erstellen und ZUGFeRD erstellen.
Was du jetzt tun solltest
- Empfang klären. Sag deinen Lieferanten, wohin sie E-Rechnungen schicken sollen. Ein E-Mail-Postfach reicht.
- Lesen können. Leg dir ein Werkzeug zu, das XRechnungen als normale Rechnung anzeigt.
- Umsatz prüfen. Lag dein Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann musst du ab 2027 E-Rechnungen verschicken.
- Angaben sammeln. Leg deine Pflichtangaben einmal fest, etwa USt-IdNr., IBAN und eine E-Mail für Rückfragen.
- Richtig archivieren. Bewahre die E-Rechnung im Originalformat auf, also die XML-Datei, nicht nur ein PDF davon.
Dieser Ratgeber erklärt die Regeln vereinfacht und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
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